ご利用にあたって（利用規約・個人情報の取扱い）

1. 本ポータルについて

本ポータルは、特定技能の在留諸申請について、当事務所が申請書類を作成し申請取次を行うために必要な情報を、受入機関・登録支援機関のご担当者からご提供いただくためのものです。申請書類の作成は当事務所が行います。

2. アカウント

• アカウントは、ご担当者ご自身の新規登録（メールアドレスの確認が必要です）、同じ会社のご担当者からの招待、または当事務所の発行によって作ります。アカウントはお一人に1つです。ご担当者ご本人だけがお使いください。
• 新規登録の内容が事実と違うとき、本規約に反するときは、当事務所はアカウントを停止することがあります。
• ログインの確認コードは他の人に教えないでください。当事務所からコードをお尋ねすることはありません。
• 同じ会社のご担当者は、全員が同じ権限で、会社の案件の閲覧・入力・提出と、同僚の招待・ログインの停止ができます。同じ会社のご担当者には、お互いのお名前とメールアドレスが表示されます。招待と停止は当事務所にも通知されます。
• ご担当者が替わるとき・退職するときは、「メンバー」の画面でその方のログインを止めてください。ご不明なときは当事務所にご連絡ください。

3. ご提供いただく情報

• 申請人（外国人の方）の氏名・生年月日・国籍・旅券や在留カードの情報・住所・連絡先・経歴・雇用条件など、申請情報シートの項目
• 申請人と同時に申請するご家族（配偶者・子）の氏名・生年月日・国籍・続柄・旅券や在留カードの情報・住所・資格外活動のご予定
• 受入機関・登録支援機関などの情報
• 新規登録のときの、会社名・法人番号・ご担当者のお名前・メールアドレス・電話番号
• 旅券・在留カードの写し、顔写真、証明書などの添付書類

4. 利用目的

ご提供いただいた情報は、次の目的にだけ使います。

• 申請書類の作成と、出入国在留管理庁への申請取次
• そのための内容の確認とご連絡
• ご登録の会社・ご担当者へのご連絡（ご依頼の内容の確認や、当事務所のサービスのご案内を含みます）

5. 申請人ご本人への説明

• 申請人（同時に申請するご家族を含みます）の情報をご入力いただく前に、ご本人に、当事務所へ情報を提供することと、その利用目的を説明し、了解を得てください。
• 当事務所は、申請の取次にあたり、申請人ご本人（ご家族を含みます）に直接ご依頼の確認を行います。

6. 第三者への提供

申請のために出入国在留管理庁へ提出する場合と、法令に基づく場合を除き、第三者には提供しません。

7. 保管と削除

• ご入力の内容と添付は、当事務所が管理するクラウド上の保存場所に保存します。お使いのパソコンやスマートフォンのブラウザには保存しません。
• 当事務所が受付を完了した日から5日後に、本ポータルの保存場所から削除します。申請に使う申請情報シート・提出データ・添付書類は、その時点で当事務所の案件記録に移し、行政書士の業務記録として適切に管理します。
• 受付まで進まなかった案件（入力中・差し戻しのままなど）は、最後の保存・提出などから90日で、ご入力の内容と添付を本ポータルから削除します。削除の14日前に、会社のご担当者へメールでお知らせします。それまでに保存すれば、期限は延びます。
• 受入機関・登録支援機関の情報は、次回のご入力に使えるよう保存します。削除をご希望の場合はご連絡ください。
• ログインや提出の日時などの操作の記録は、業務の記録として保管します。

8. 安全管理

• 通信はすべて暗号化（HTTPS）しています。
• ログインはメールの確認コードで行い、8時間で自動的にログアウトします。
• 本ポータルからは添付書類をダウンロードできません。

9. 外部サービスの利用

• データの保存、メールの送信、画面の表示などには、国内外の事業者（米国の事業者を含みます）が提供するクラウドサービスを利用しています。当事務所が選んだ信頼できるサービスで、委託先として適切に管理します。
• 添付書類の種類や記載（氏名・有効期限など）の確認に、外部のAIサービス（米国の事業者）を使います。お預かりした書類がAIの学習に使われることはありません。AIの判定は目安で、最後は当事務所が実物で確認します。
• 郵便番号から住所を自動で入力するときは、外部の住所検索サービスに郵便番号だけを送ります。

10. 禁止事項

• 他の人のアカウントでログインすること
• 事実と違う情報を入力すること
• 本ポータルの動作を妨げること、権限のない情報を見ようとすること

11. 開示・訂正・削除のご請求とお問い合わせ

ご本人（申請人の方を含みます）からの開示・訂正・利用停止・削除のご請求には、ご本人であることを確認のうえ対応します。下記までご連絡ください。

12. 改定

この内容を改定するときは、本ポータルでお知らせします。